BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manusia
bukanlah makhluk individual yang selalu hidup sendiri tanpa bergantng pada
orang lain melainkan makhluk sosial dimana tidak akan pernah bisa hidup
sendiri. Manusia selalu memerlukan orang lain, berinteraksi dan berkerjasama
dengan orang lain. Setiap kegiatan manusia sebagai makhluk sosial dimana saja
dan apa saja yang melibatkan orang-orang dan memerlukan kerjasama, apakah itu
kegiatan yang sifatnya profit oriented atau non profit oriented, pasti sarat
dengan manajemen, seperti halnya mengelola, mengatur ormas atau perkumpulan olah
raga termasuk organisasi, dan lain sebagainya, baik pengelolaannya secara
formal, modern atau tradisonal.
Salah
satu bentuk interaksi manusia sebagai makhluk sosial adalah dengan
berorganisasi. Dalam sebuah organisasi setiap anggota organisasi memiliki latar
belakang yang berbeda. Setiap anggota organisasi dituntut untuk dapat
bekerjasama. Mereka berkerjasama dalam sebuah organisasi untuk mewujudkan
tujuan bersama dalam organisasi tersebut. Dilihat dari segi kepentingan
individu atau organisasi sering sekali sulit disingkronkan karena memiliki
kepentingan yang berbeda yang apabila tidak mampu dikendalikan maka akan
terjadi penyimpangan yang pada ujungnya dapat merugikan organisasi itu sendiri
atau bias saja pihak lain, hal inilah yang menjadi sebuah tantangan bagi sebuah
organisasi.
Pertanyaan-pertanyaan diatas menggambarkan betapa sangat
urgennya manajemen dalam pelaksanaan suatu organisasi. Pola intinya manajemen itu adalah to manage, bagaimana mengatur, apa yang
di atur dan siapa yang mengaturnya, kemudian untuk apa hal itu diatur. Dengan manajemen
yang tepat akan dapat mengkoordinasikan pekerjaan masing-masing anggota
organsasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme
pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatianya
pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik
yang merusak sehingga tujuan organisasi dapat terwujud tanpa terjadi suatu
penyimpangan.
B. Manfaat
B. Manfaat
1.
Mahasiswa dapat mengetahui pengertian dan ruang lingkup
organisasi, administrasi dan manajemen
2.
Mahasiswa dapat mengetahui bentuk-bentuk dan struktur
organisasi
3.
Mahasiswa dapat mengetahui tentang pendekatan sistem
4.
Mahasiswa dapat mengetahui fungsi-fungsi dasar manajemen
5.
Mahasiswa dapat mengetahui keterkaitan organisasi,
manajemen dengan sistem
C. Tujuan
C. Tujuan
1.
Untuk mengetahui pengertian dan ruang lingkup organisasi,
administrasi dan manajemen
2.
Untuk mengetahui bentuk-bentuk dan struktur organisasi
3.
Untuk mengetahui tentang pendekatan sistem
4.
Untuk mengetahui fungsi-fungsi dasar manajemen
5.
Untuk mengetahui keterkaitan organisasi, manajemen dengan
sistem
BAB II
ISI
A. Organisasi
1.
Pengertian Organisasi
Pengertian organisasi menurut para ahli:
a. Menurut James D. Money,
organisasi adalah bentuk setiap kerjasama manusia untuk mencapai tujuan
bersama.
b. Menurut Dwight Waldo,
organisasi adalah struktur antara hubungan pribadi berdasarkan wewenang formal
(formal authority) dan kebiasaan
dalam sistem administrasi.
c. Menurut A. W. Widjaja,
organisasi adalah suatu alat untuk melaksanakan tujuan tertentu.
d. Menurut Sondang P. Siagian,
organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang
bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian sesuatu
tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapatseorang atau beberapa
orang yang disebut atasan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut
bawahan.
Berdasarkan beberapa pengertian beberapa ahli diatas,
didalam sebuah organisasi harus terdapat dua buah unsur yaitu sekelompok atau
beberapa orang dan sebuah tujuan yang ingin dicapai. Jadi bisa disimpulkan bahwa pengertian organisasi
adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.
2.
Ruang Lingkup Organisasi
Menurut
fungsi serta tujuannya organisasi dapat di bagi dalam 3 bagian yaitu organisasi
niaga , sosial dan
internasional . Penjelasannya :
a. Organisasi Niaga
Organisasi
Niaga adalah organisasi yang tujuan utamanya mencari keuntungan. Organisasi Niaga terdiri atas: Perseroan Terbatas (PT), Perseroan Komanditer (CV), Firma (FA), Koperasi, Join Ventura, Trus, Kontel, Holding Company.
Contoh
: PT.Honda, Koperasi simpan pinjam, Koperasi-koperasi yang ada di sekolah-sekolah, dan lain-lain.
b. Organisasi Sosial
Organisasi
sosial adalah perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang
berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, yang berfungsi sebagai sarana
partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara.
Ciri-Ciri Organisasi Sosial
Menurut
Berelson dan Steiner sebuah organisasi sosial memiliki ciri-ciri sebagai
berikut :
a) Formalitas, merupakan ciri organisasi
sosial yang menunjuk kepada adanya perumusan tertulis daripada
peratutan-peraturan, ketetapan-ketetapan, prosedur, kebijaksanaan, tujuan,
strategi, dan seterusnya.
b) Hierarkhi, merupakan ciri
organisasi yang menunjuk pada adanya suatu pola kekuasaan dan wewenang yang
berbentuk piramida, artinya ada orang-orang tertentu yang memiliki kedudukan
dan kekuasaan serta wewenang yang lebih tinggi daripada anggota biasa pada
organisasi tersebut.
c) Besarnya dan Kompleksnya,
dalam hal ini pada umumnya organisasi sosial memiliki banyak anggota sehingga
hubungan sosial antar anggota adalah tidak langsung (impersonal), gejala ini
biasanya dikenal dengan gejala “birokrasi”.
d) Lamanya (duration), menunjuk pada diri bahwa
eksistensi suatu organisasi lebih lama daripada keanggotaan orang-orang dalam
organisasi itu.
c. Organisasi Regional dan
Internasional
Organisasi
internasional adalah suatu bentuk dari gabungan beberapa negara atau bentuk
unit fungsi yang memiliki tujuan bersama mencapai persetujuan yang juga
merupakan isi dari perjanjian atau charter. Sedangkan Organisasi Regional
adalah organisasi yang luas wilayahnya meliputi beberapa Negara. Contoh organisasi-organisasinya adalah : UN, UNICEF, UNESCO, UNCHR, UNDPR, UNSCOP, WHO, IMF, NATO, NGO, dan lain-lain.
3.
Struktur Organisasi
Struktur
organisasi merupakan perwujudan struktur wewenang formal dengan cara
menganalisis jabatan-jabatan apa yang diperlukan dalam mencapai tujuan, untuk
kemudian ditentukan kualifikasi ataupun jumlah orang yang mengisi
jabatan-jabatan tesebut. Struktur organisasi memegang peranan penting dalam
sebuah organisasi karena struktur organisasi yang digunakan dapat memberikan
dukungan moral bagi karyawan sehingga mau bekerja sama dan selalu berusaha
menjalin koordinasi sebagai tanggung jawab penting dalam kegiatan perusahaan
dalam mencapai tujuan organisasi.
Struktur
organisasi dibentuk berdasar pada 3 komponen organisasi yaitu:
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Berdasarkan
ketiga komponen organisasi diatas, seorang manajer puncak harus dapat mengatur
kegiatan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi. Selain itu struktur
organisasi akan memberikan pembagian wewenang yang jelas.
Bentuk
struktur organisasi dapat dibagi menjadi 6 golongan yaitu :
a) Organisasi lini
Organisasi lini atau garis
adalah organisasi yang atasan dan bawahan dihubungkan secara langsung oleh
garis wewenang secara vertikal.
Ciri
– ciri organisasi lini adalah :
·
Jumlah
karyawan sedikit
·
Manajer
selain top manajer bersifat sebagai bawahan
·
Sarana
dan alat terbatas
·
Hubungan
atasan dan bawahan bersifat langsung
Kelebihan
dan kekurangan organisasi lini adalah:
Kelebihan
struktur organisasi lini:
·
Atasan
dan bawahan dihubungkan dalam sebuah garis komando.
·
Rasa
solidaritas dan spontanisitas seluruh anggota organisasi besar.
·
Proses
pengambilan keputusan cepat.
·
Disiplin
dan loyalitas tinggi.
·
Rasa
saling pengertian antar anggota tinggi.
Kekurangan
struktur organisasi lini:
·
Kepemimpinan
yang hampir otokratis
·
Pengembangan
kreatifitas karyawan terhambat
·
Tujuan
top manager sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
·
Karyawan
tergantung pada satu orang dalam organisasi
b) Organisasi fungsional
Organisasi fungsional adalah suatu
organisasi dimana wewenang dari pihak tertinggi dilimpahkan ke kepala bagian
yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang
mempunyai keahlian khusus.
Ciri-ciri
organisasi fungsional adalah :
·
Organisasi
kecil
·
Terdapat
kelompok kelompok kerja staff ahli
·
Spesialisasi
dalam pelaksanaan tugas
·
Target
yang hendak dicapai jelas dan pasti
·
Pengawasan
dilakukan secara ketat
c) Organisasi lini dan staff
Organisasi lini dan staff adalah suatu bentuk
organisasi yang pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya
dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya, serta ditempatkan satu atau
lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah, namun hanya
sebagai penasihat. Contohnya pejabat staff mengenai masalah kearsipan,
keuangan, personel dan lain sebagainya
Ciri-ciri
organisasi lini dan staff adalah
·
Hubungan
atasan dan bawahan tidak sepenuhnya secara langsung
·
Karyawan
banyak
·
Organisasi
besar
·
Ada
dua kelompok kerja dalam organisasi yaitu personel lini dan personel staff
d) Organisasi fungsional dan
garis
Organisasi fungsional dan garis adalah suatu
bentuk organisasi yang wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan ke kepala
bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan
kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan ke kepala bagian
e) Organisasi Matrik
Organisasi
matrik merupakan organisasi manajemen proyek yaitu, organisasi dimana penggunaan
struktur organisasi menunjukkan dimana para spesialis yang mempunyai
keterampilan di masing masing bidang dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi
menjadi salah satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
Organisasi
matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staff dan lini khususnya di
bidang penelitian dan pengembangan .
Organisasi
matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang horizontal diterima
proyek sedangkan wewenang fungsional nya sesuai dengan keahlian nya dan tetap
akan melekat sampai proyek selesai. Sebagai akibat anggota organisasi matrik
mempunyai dua wewenang. Hal ini berarti bahwa dalam melaksanakannya para
anggota juga harus melaporkan kepada dua atasannya.
f) Organisasi komite
Organisasi komite adalah bentuk
organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara
kolektif oleh sekelompok pejabat yang berupa komite atau dewan atau board
dengan pluralistic management.
Organisasi komite terdiri
dari :
·
Executive comitte (pimpinan komite) yaitu:
para anggotanya memiliki kewenangan lini
·
Staff Comitte yaitu: orang orang yang
hanya mempunyai kewenangan staff.
B. Administrasi
1.
Pengertian
Administrasi
Pengertian
Administrasi menurut beberapa ahli:
a) Soewarno Handayaningrat
membagi administrasi ke dalam dua definisi yang berbeda yaitu secara sempit dan
luas. Administrasi secara sempit meliputi kegiatan catat mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan. Adapun pengertian administrasi secara luas
adalah merupakan kegitan kerjasama yang dilakukan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
b) Menurut Sondang P. Siagian,
administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
c) Menurut Dann Sugandha,
administrasi adalah seluruh proses organisasi yang terdiri dari proses
penentuan tujuan dan pencapaiannya dengan memanfaatkan sumber yang tersedia
secara berdaya guna melalui beberapa orang secara terkoordinasi dengan
menerapkan perencanaan, pembuatan keputusan dan perintah kerja, pimpinan serta
penilaian dan pengawasan.
Berdasarkan tiga pengertian administrasi
menurut para ahli diatas, dapat disimpulkan administrasi adalah sebuah proses,
mekanisme atau cara kerja sebuah kelompok atau organisasi.
2. Ruang
Lingkup Administrasi
Menurut Drs.
Soekarno, K. menggolongkan administrasi sebagai berikut:
a. Administrasi negara (public administration), adalah
administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut
kepentingan-kepentingan umum suatu negara. Administrasi negara meliputi hal-hal
sebagai berikut :
1)
Administrasi
pemerintahan negara, adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan
kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, yang
meliputi:
·
Administrasi
sipil adalah
seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen dan non departemen mulai dari
kegiatan kelurahan sampai dengan kegiatan MPR
·
Administrasi
militer, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diseleng-garakan oleh angkatan
bersenjata.
2) Administrasi perusahaan
Negara, yaitu
administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi perusahaan milik negara
berupa BUMN ( Badan Usaha Milik Negara ) seperti Perum, Perjan, PN , PT
b. Administrasi swasta (private administration ), adalah seluruh
kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri
atau golongan. Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut:
c. Administrasi niaga (business administration), adalah seluruh
kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari
keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan.
d. Administrasi non niaga (nonbusiness administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan
swasta di bidang usaha-usaha sosial, budaya, dan kemasyarakatan, seperti
Yayasan dan LSM ( Lembaga Swadaya Masyarakat )
e. Administrasi internasional
(international administration),
adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi
internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara anggotanya. Administrasi
ini meliputi hal-hal sebagai berikut :
·
Administrasi
niaga internasional (business
international administration) adalah seluruh kegiatan dan tindakan dari
organisasi internasional dalam perniagaan atau perekonomian.Misalnya : OPEC,
MEE.
·
Administrasi
non niaga internasional (Non Business
International Adminis-tration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang
dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di bidang usaha-usaha
sosial, budaya maupun kemasyarakatan.
Misalnya: UNICEF.
C. Manajemen
1.
Pengertian
Manajemen
Pengertian
manajemen menurut para ahli:
a) Menurut Stoner, manajemen
adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
b) Menurut Mary Parker Follet,
manajemen didefinisikan sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain.
c) Menurut Sondang P. Siagian,
manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil
dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
d) Menurut A. W. Widjaja,
manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan,
pengarahan, dan pengontrolan human and
natural resources untuk mencapai
yang telah ditentukan lebih dahulu.
e) Menurut Millet, Management is the proces of directing and
facilitating the work of peopleorganized in formal group to achive a disered
goal. (Manajemen adalah sebagai kelompok untuk memperoleh tujuan yang
ditentukan).
f) Menurut Malayu S.P.
Hasibuan, manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengatur.
2.
Ruang Lingkup Manajemen
a. Lingkungan Luar (Eksternal)
Terdiri dari :
·
Lingkungan
Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio kultural (budaya), teknologi,
dimensi internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi
lingkungan alam.
·
Lingkungan
Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder),
customer, klien, pemasok (suplier),
pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan
serikat pekerja.
b. Lingkungan Dalam (Internal)
Terdiri dari :
·
Manusia
(specialized dan manajerial
personal).
·
Finansial
(sumber, alokasi, dan control dana).
·
Fisik
(gedung, kantor, dan lain-lain).
·
Sistem
dan Teknologi.
·
Sistem
Nilai dan Budaya Organisasi.
3. Fungsi-fungsi
dasar manajemen
Pendapat para ahli tentang fungsi-fungsi
manajemen yang dikemukakan oleh beberapa penulis, yaitu :
·
Louis
A. Allen : Leading, planning, organizing,
controlling
·
Prajudi
Atmosukirjo : planning, organizing,
directing atau actuating, controlling.
·
John
Robert Beishline : perencanaan, organisasi, komando control
·
Henry
Fayol : planning, organizing,
coordinating, commanding, controlling.
·
Luther
Gullich : planning, organizing, staffing,
directing, coordinating, reporting,
budgeting.
·
George
R. Terry : planning, organizing,
actuating, controlling.
Fungsi
dasar manajemen diklasifikasikan menjadi 10, yaitu:
a)
Forecasting
Kegiatan meramal,
memproyeksikan atau membuat taksiran terhadap kemungkinan yang akan terjadi
sebelum suatu rencana dilakukan.
b) Planning (termasuk Budgeting)
Planning
(perencanaan), terdiri dari 5 yaitu :
·
Menetapkan
tentang apa yang harus dikerjakan, kapan dan bagaimana melakukannnya
·
Membatasi
sasaran dan menetapkan pelaksanaan-pelaksanaan kerja untuk mencapai efektivitas
maksimum melalui proses penentuan target.
·
Mengumpulkan
dan menganalisa informasi
·
Mengembangkan
alternative-alternatif
·
Mempersiapkan
dan mengkomunikasikan rencana-rencana dan keputusan-keputusan.
c)
Organizing
Organizing yaitu mengelompokkan
kegiatan, diantaranya: penetapan susunan organisasi serta tugas dan
fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi serta menetapkan
kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.
Organisasi atau
pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manejemen
dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta
tanggungjawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas yang
berdayaguna dan berhasil dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu.
Pengorganisasian terdiri dari :
·
Menyediakan
fasilitas-fasilitas pelengkap dan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyusunan
rangka kerja yang efisien.
·
Mengelompokkan
komponen kerja dalam struktur organisasi secara teratur.
·
Membentuk
struktur wewenang dan mekanisme koordinasi.
·
Merumuskan
dan menentukan metode serta prosedur.
·
Memilih,
mengadakan latihan dan pendidikan tenaga kerja dan mencari sumber-sumber lain
yang diperlukan.
d) Staffing
atau Assembling resources
Istilah staffing diperkenalkan oleh Luther
Gulick, Harold Koontz dan Cyril O’Donnell. Sedangkan Assembling Resources
dikemukakan oleh William Hebert Newman. Kedua istilah ini cenderung mengandung
arti yang sama.
Staffing merupakan salah satu fungsi manejemen berupa penyusunan
personalia pada suatu organisasi dan pengembangannya sampai dengan usaha agar
petugas memberi dayaguna maksimal kepada organisasi. Organisasi dan staffing merupakan dua fungsi manejemen
yang sangat erat hubungannya. Organisasi yaitu berupa penyusunan wadah legal
untuk meampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi.
Sedangkan staffing berhubungan dengan
penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada di
dalam organisasi tersebut.
e) Directing atau Commanding
Merupakan
fungsi manejemen yang berhubungan denagn usaha memberi bimbingan, saran,
perintah-perintah atau instruksi-instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas masing-masing bawahan tersebut, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik
dan benar-benar tertuju kepada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
f)
Leading
Istilah
leading dikemukakan oleh Louis A.
Allen yang diartikan sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang
menyebabkan orang-orang lain bertindak. Leading
meliputi 5 macam kegiatan, yaitu :
·
Mengambil
keputusan
·
Mengadakan
komunikasi agar ada bahasa yang sama antara manajer dan bawahan
·
Memberi
semangat inspirasi dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak
·
Memilih
orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya
·
Memperbaiki
pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
g)
Coordinating
Salah
satu fungsi manajemen yang berfungsi agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan,
kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan
menyelaraskan pekerjaan-pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang
terarah dalam usaha mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi. Usaha yang
dapat dilakukan untuk mencapai maksud, antara lain :
·
Dengan
memberi instruksi
·
Dengan
memberi perintah
·
Mengadakan
pertemuan-pertemuan dalam mana diberi penjelasan-penjelasan
·
Memberi
bimbingan atau nasihat
·
Mengadakan
coaching
·
Bila
perlu memberi teguran.
h)
Motivating
Motivating merupakan salah satu fungsi
manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan,
agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang dikehendaki
oleh atasan tersebut.
i)
Controlling
Controlling atau pengawasan, adalah salah
satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian dan sekaligus bila perlu
mengadakan koreksi sehingga apa yang sedang dilakukan bawahan dapat diarahkan
ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan.
j)
Reporting
Reporting atau pelaporan adalah salah
satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau
pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan
fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun secara
tulisan.
D. Pendekatan, pengertian, ciri-ciri dan unsur-unsur sistem
1.
Pendekatan Sistem
Tahap-tahap
dalam melakukan pendekatan sistem:
a) Tahap I: Usaha persiapan
Langkah-langkah
usaha persiapan adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal
sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat
global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi
subsistem-subsistem perusahaan.
b) Tahap II: Usaha definisi
·
Identifikasi
masalah.
·
Pemahaman
masalah.
·
Mencari
pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari dalam
perusahaan.
·
Analisis
subsistem, berkaitan dengan integrasi antar subsistem, verifikasi tujuan
subsistem, analisa subsistem secara top down untuk identifikasi masalah.
·
Analisa
bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen-elemen
sistem dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:
1. Evaluasi standar (standar
harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus dimengerti oleh mereka
yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).
2. Membandingkan sistem output
dengan standar.
3. Evaluasi manajemen.
4. Evaluasi pengolah
informasi.
5. Evaluasi input dan sumber
daya input.
6. Evaluasi proses
transformasi.
7.
Evaluasi
sumber daya output.
c) Tahap III: Usaha solusi
·
Identifikasi
alternatif solusi. Dengan cara mencari jalan yang berbeda untuk memecahkan
masalah yang sama. Seperti Brainstorming (tukar pikiran), dan Joint Application Design (rancangan
aplikasi bersama).
·
Evaluasi
berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria evaluasi yang
sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
·
Memilih
solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas
pilihan-pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan
organisasi. Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu
melakukan tawar-menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.
·
Menerapkan
solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi
perlu diterapkan.
·
Menindaklanjuti
untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.
2. Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut ahli:
a) Menurut Ludwig Von
Bartalanfy, sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu
antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
b) Menurut Anatol Raporot,
sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
c) Menurut L. Ackof, sistem
adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Jadi
bisa disimpulkan sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan
dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu
tujuan.
3. Ciri-ciri Sistem
William Shrode dan Dan Voich, Jr,
menyebutkan ada 6 ciri-ciri sistem, yaitu:
a) Sistem mempunyai tujuan
b) Sistem merupakan suatu
keseluruhan yang bulat dan utuh
c) Sistem bersifat terbuka
d) Sistem melakukan kegiatan
transformasi
e) Sistem terdapat saling
keterkaitan
f) Sistem memiliki mekanisme
kontrol
Syarat-syarat sistem
d) Sistem harus dibentuk untuk
menyelesaikan masalah.
e) Elemen sistem harus
mempunyai rencana yang ditetapkan.
f) Adanya hubungan diantara
elemen sistem.
g) Unsur dasar dari proses
(arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
4. Unsur
Sistem
Sistem tebentuk dari bagian
atau elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi. Unsur-unsur tersebut
adalah :
1. Masukan (input): elemen
yang diperlukan untuk membuat sistem berfungsi
2. Proses: elemen yang
berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang telah direncanakan.
3. Keluaran (output): elemen
yang dihasilkan oleh proses sistem.
4. Umpan balik (feedback ):
elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan
bagi sistem tersebut.
5. Dampak (impact): Akibat
yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem.
6. Lingkungan (environment):
Dunia di luar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi mempunyai pengaruh
besar terhadap sistem.
E. Keterkaitan Organisasi, Manajemen dengan sistem
Gambar pola keterkaitan organisasi,
manajemen dengan sistem
Kita adalah
makhluk sosial yang cenderung mengorganisir dan memanage urusan-urusan kita.
Kita berbuat demikian dalam lingkungan yang semakin kompleks dan dinamis.
Kecenderungan mengorganisir dan bekerjasama dalam hubungan yang saling
bergantung merupakan hal yang inherent. Sejarah umat manusia dapat ditelusuri
melalui perkembangan organisasi social. Mula-mula terdapat keluarga dan
suku-suku kecil pengembara; kemudian datang desa permanen dan masyarakat suku.
Sistem feodal dan negara bangsa merupakan perkembangan selanjutnya. Evolusi
organisasi ini telah semakin pesat dalam tahun-tahun terakhir ini. Perubahan
dramatis telah terjadi selama abad yang lampau. Kita telah beralih dari
masyarakat yang agrarian yang bertitik berat pada keluarga, kelompok informal
dan masyarakat kecil, ke masyarakat industri yang kompleks dengan ciri-ciri
munculnya organisasi formal yang besar.
Kelompok dan organisasi adalah bagian yang meluas (pervasive) dari kehidupan kita sekarang.
Organisasi bukanlah fenomena yang jauh dan tak-pribadi (impersonal). Organisasi
itu sangat saling berjalin dalam hidup kita sehari-hari. Kita semua adalah
anggota dari masyarakat organisasi, orang yang bekerjasama dalam kelompok untuk
mencapai berbagai tujuan. Organisasi selalu membutuhkan sistem. Sistem untuk
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi.
Banyak definisi yang telah diketemukan mengenai
organisasi, tetapi mereka mempunyai unsur-unsur dasar atau esensil tertentu.
Perilaku organisasi ini menuju kepada tujuan yang kurang lebih telah dipahami
oleh para anggota kelompok. Organisasi memakai pengetahuan dan tehnik dalam
melaksanakan tugas-tugasnya. Organisasi berarti menstruktur dan memadukan
(integrating) kegiatan, yaitu kegiatan orang-orang yang bekerjasama dalam
hubungan yang saling bergantung. Paham saling-berhubungan ini menunjukkan suatu
sistem social. Oleh karena itu, kita dapat mengatakan bahwa organisasi itu
terdiri dari (1) pengaturan yang berorientasi sasaran (goal-oriented
arrangements), orang dengan tujuan; (2) sistem psikososial, orang yang
berinteraksi dalam kelompok; (3) sistem teknologis, orang yang memakai
pengetahuan dan tehnik; dan (4) integrasi kegiatan-kegiatan yang terstruktur,
orang yang bekerja bersama dalam hubungan-hubungan yang berpola.
Manajemen memerlukan koordinasi sumber-daya manusia dan
material kearah tercapainya tujuan. Kita seringkali berbicara tentang orang
yang me-manage urusan-urusan, tetapi konotasi yang biasa menunjukkan usaha
kelompok. Empat unsur dasar yang bisa diidentifikasi adalah: (1) kearah tujuan,
(2) melalui orang-orang, (3) via teknik dan (4) dalam organisasi. Definisi yang
lazim mengemukakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
dan kegiatan pengawasan. Sebagian orang menambah jumlah sub-proses ini dengan
memasukkan perakitan (assembling)
sumber daya dan motivasi; sebagian orang lagi mengurangi skema ini dan hanya
memasukkan seluruh proses dengan konsep pengambilan keputusan, mengemukakan
bahwa keputusan ini merupakan output kunci dari manajer.
Manajemen adalah pekerjaan mental (pikiran, intuisi,
perasaan) yang dilaksanakan oleh orang-orang dalam konteks organisasi.
Manajemen adalah subsistem kunci dalam sistem organisasi. Ia meliputi seluruh
organisasi dan merupakan kekuatan vital yang menghubungkan semua sub-sistem
lainnya.
Manajemen mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Mengkoordinir sumber daya
manusia, material dan keuangan kearah tercapainya sasaran organisasi secara
efektif dan efisien.
2. Menghubungkan organisasi
dengan lingkungan luar dan menanggapi kebutuhan masyarakat.
3. Mengembangkan iklim
organisasi dimana orang dapat mengejar sasaran perseorangan (individual dan
sasaran bersama (collective)
4. Melaksanakan fungsi-fungsi
tertentu yang dapat ditetapkan seperti menentukan sasaran, merencanakan,
merakit sumber daya, mengorganisir, melaksanakan dan mengawasi
5. Melaksanakan berbagai
peranan antar-pribadi, informasional dan memutuskan (decisional).
Seperti telah dijelaskan di
atas, manajemen merupakan proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama
antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbal
balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.
Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang
pada pokoknya secara fungssional dapat diartikan sebagai suatu sistem yang saling berpengaruh antar orang dalam kelompok
yang bekerjasama dalam mencapai tujuan bersama dengan mendayagunakan sumber
daya yang telah dimiliki. Sistem tersebut dapat berfungsi jika terjadi
keterkaitan diantara elemen-elemen pembentuknya dalam pola tertentu untuk
mencapai tujuan tertentu (System is
interconnected parts or elements in certain pattern of work). Berdasarkan
pengertian ini dapat diinterpretasikan ada dua prinsip dasar suatu sistem,
yakni: (1) elemen, komponen atau bagian pembentuk system; dan (2) interconnection, yaitu saling
keterkaitan antar komponen dalam pola tertentu.
Keberadaan sekumpulan elemen,
komponen, bagian, orang atau organisasi sekalipun, jika tidak mempunyai saling
keterkaitan dalam tata-hubungan tertentu untuk mencapai tujuan maka belum
memenuhi kriteria sebagai anggota suatu sistem. Sehingga dapat dikatakan bahwa
fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan,
dimana organisasi merupakan elemen dari sistem. Jadi, dalam rangka manajemen
maka harus ada organisasi. Demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen organisasi dan sistem.
BAB
III
RINGKASAN
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat kami
paparkan kembali bahwa:
1. Organisasi adalah
sekelompok orang yang bekerjasama secara terorganisir untuk mencapai suatu
tujuan bersama dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia.
2. Ruang lingkup organisasi
menurut fungsi dan tujuannya dibagi menjadi tiga yaitu, organisasi niaga,
organisasi sosial, serta organisasi regional dan internasional.
3. Administrasi adalah sebuah
proses, mekanisme atau cara kerja sebuah kelompok atau organisasi.
4. Ruang lingkup administrasi
dibagi menjadi tiga yaitu, administrasi negara, administrasi swasta, dan
administrasi internasional.
5. Manajemen merupakan inti
dari administrasi. Manajemen menganalisa, menetapkan tujuan/sasaran serta
mendeterminasi tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban secara baik, efektif dan
efisien.
6. Ruang lingkup manajemen
terbagi menjadi dua yaitu, lingkungan luar (eksternal) dan lingkungan dalam
(internal).
7.
Manajemen
memiliki fungsi dasar yang dapat diklasifikasikan sebagai Forecasting,
planning (termasuk Budgeting),
organizing, staffing atau assembling resources, directing atau commanding,
leading, coordinating, motivating, controlling, reporting.
8. Struktur organisasi
memegang peranan penting dalam sebuah organisasi yang dibentuk berdasarkan tiga
komponen, yaitu interaksi kemanusiaan, kegiatan yang terarah ke tujuan, struktur.
9. Bentuk struktur organisasi
dapat dibagi menjadi enam golongan yaitu, organisasi lini, organisasi
fungsional, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional dan garis,
organisasi matriks, organisasi komite.
10. Sistem adalah sekumpulan
unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan
kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
11. Sistem memiliki ciri-ciri
yaitu mempunyai tujuan, merupakan suatu keseluruhan bulat dan utuh, bersifat
terbuka, melakukan kegiatan transformasi, saling terkait dan memiliki mekanisme
kontrol.
12. Sistem terbentuk
berdasarkan syarat bahwa untuk menyelesaikan masalah, elemen sistem harus
memiliki rencana yang ditetapkan, adanya hubungan diantara elemen sistem, unsur
dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada
elemen sistem.
13. Sistem terbentuk
berdasarkan unsur-unsurnya, yaitu masukan (input),
proses, keluaran (output), umpan
balik (feedback), dampak (impact), lingkungan (environtment).
14. Organisasi dan manajemen
memiliki keterkaitan yang erat dengan sistem dimana organisasi merupakan alat
dari manajemen untuk mencapai tujuannya dan organisasi merupakan elemen dari
sistem.
DAFTAR
PUSTAKA
- Amsyah, Zulkifli.
2002. Menejemen sistem Informasi. Bogor: Grasindo Persada
- Elearning.gunadarma.ac.id
/docmodul/pengantar_bisnis/Bab_2.pdf
- Eprints.undip.ac.id
- Gaol, Chr.Jimmy
L.2008. Sistem Informasi Manajemen.
Jakarta: Grasindo
- Soewarno, Handayaningrat . 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: CV. Haji Masagung
- Herlambang Susatyo, dkk. 2012. Manajemen Kesehatan dan Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing
- Http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-CHAIRUL_FURQON/Artikel-Organizational_Culture.pdf
- Http://www.geocities.ws/mas_tri/perilaku_org.PDF
- K Mangkusubroto, L Trisnadi. 1987. Bandung: Ganeca Exact.
- Kast, Fremont E. Rosenzweig, James E. 1990. Organisasi dan Manajemen 1 Edisi Keempat. Jakarta: Bumi Aksara.
- Kumoro.staff.ugm.ac.id/wp-content/…/struktur-organisasi-pemda.pdf
- Susanto, Azhar. 2006. Sistem informasi Manajemen. Jakarta: Lingga Jaya.
- Suwarto. 1996. Dasar-dasar Teori Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Widya Karya
- T. Hani Handoko. 1997. Manajemen. Yogyakarta: BPFE
- Soewarno, Handayaningrat . 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: CV. Haji Masagung
- Herlambang Susatyo, dkk. 2012. Manajemen Kesehatan dan Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing
- Http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-CHAIRUL_FURQON/Artikel-Organizational_Culture.pdf
- Http://www.geocities.ws/mas_tri/perilaku_org.PDF
- K Mangkusubroto, L Trisnadi. 1987. Bandung: Ganeca Exact.
- Kast, Fremont E. Rosenzweig, James E. 1990. Organisasi dan Manajemen 1 Edisi Keempat. Jakarta: Bumi Aksara.
- Kumoro.staff.ugm.ac.id/wp-content/…/struktur-organisasi-pemda.pdf
- Susanto, Azhar. 2006. Sistem informasi Manajemen. Jakarta: Lingga Jaya.
- Suwarto. 1996. Dasar-dasar Teori Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Widya Karya
- T. Hani Handoko. 1997. Manajemen. Yogyakarta: BPFE
TUGAS KELOMPOK I ORGANISASI MANAJEMEN KESEHATAN
FKM - UNDIP 2012
Tidak ada komentar:
Posting Komentar